Кейтеринг зачастую стоит заказчику до половины бюджета мероприятия. И это та часть, которую точно нельзя «провалить».

• Newness News: Target Goodfellow x Reyn Spooner

  Read

  

Кирилл Погодин, основатель “Кейтеринг Консалтинг”, к которым часто обращаются корпоративные клиенты, которые хотят отдельного бдительного контроля за подрядчиком по питанию на масштабных или статусных мероприятиях, подготовил подробный мануал, с помощью которого даже организаторы небольших мероприятий смогут уверенно выбрать надежного подрядчика.

Ниже чек-лист, который включает 6 ключевых зон для внимания при выборе подрядчика по питанию на мероприятии, а также комментарии от заказчиков мероприятий, которые поделились опытом работы с экспертами по контролю кейтерингов на масштабных событиях.

В качестве самого первого и простого, запросите у потенциального подрядчика по кейтерингу следующую информацию:

• Количество обслуживаемых выездных мероприятий в год

Без учета пандемийной коррекции 150 мероприятий в год – уже достойный показатель, 300-500 мероприятий в год – это много.

• Годовой объем продаж по выездным мероприятиям

Средний кейтеринг по меркам Москвы – 40-80 млн.р./год, крупные операторы – 120-200 млн.р./год. В год карантина показатели были скромнее приблизительно в 2-2,5 раза.

• Количество штатных сотрудников кейтеринг-службы

Без учета (!) всего линейного персонала – 20-35 штатных сотрудников – численность кейтеринга средней руки в Москве до 2020. Теперь этот показатель стал скромнее ~ в 1,5-2 раза.

• Ключевые клиенты

Узнайте какое количество клиентов за прошедший год работает с компанией уже второй-третий раз и что это за компании.

• Отзывы клиентов

Их не слишком активно пишут, и если их нет, просите телефоны и имена заказчиков для получения этих отзывов в живую, серьезные операторы это предоставят.

• Площадки-партнеры

На большинстве площадок работают многие кейтеринги, наличие эксклюзивных площадок или работа в пуле постоянных подрядчиков – хороший показатель. Наличие многократного опыта работы на крупных площадках – тоже аргумент.

• Отзывы площадок-партнеров

Их обычно нет. Если их смогут собрать для вас, это будет хорошим аргументом в пользу подрядчика.

• Ключевые подрядчики

Внятный ответ с кем работает кейтеринг по закупке продуктов, напитков и расходных материалов – хороший знак. Сразу их не назовут, дайте подрядчику время.

• Наличие страхования вида деятельности и гражданской ответственности

Нет почти ни у кого пока, но очень крутая опция, ее наличие – хороший знак.

• Наличие лицензии на алкоголь

Факт пробела в законодательстве. Нормальная лицензия по алкоголю для кейтеринга – лицензия на мелкооптовую торговлю, получается сложно и дорого. Чаще всего отсутствует. При наличии стационарного отеля/ресторана/бара предъявят лицензию заведения, которая не годится для мелкооптовой продажи на выездные мероприятия. Это вопрос-тест – будут ли «вешать вам лапшу на уши».

Чем меньше компания смогла/захотела вам предоставить, чем более закрытую позицию потенциальный подрядчик занял, тем, как правило, он слабее. Сравните информацию полученную от разных подрядчиков, ситуация будет довольно показательной.

У большинства кейтерингов площади офиса, склада, кухни – вполне рабочие, не слишком презентабельные, но жесткий отказ под любыми предлогами – плохой знак.

На что стоит обратить внимание:

• Наличие офиса

Менеджеры продаж, бухгалтерия, секретари – постоянный штат – синоним основательности компании.

• Наличие шоу-рума

Найдете не много у кого в Москве и еще меньше в других городах, если есть – перед вами далеко не самый последний подрядчик. Заезжайте, посмотрите, серьезно дополните картину!

• Наличие собственного пищевого производства, его площадь

Это must have, просите его посетить, обещайте надеть халат, бахилы, шапочку и маску. Отказ «у вас нет мед.книжки» – не серьезный, вас просто не хотят туда пускать. Если своего производства нет, бегите, перед вами аферисты.

• Готовность провести дегустацию в выездном формате

Именно в выездном, это же кейтеринг. Все, что вам покажут на их же территории – точно не то же самое, что вы потом увидите в выездном исполнении.

• Использование профессионального технологического оборудования: шоковый охладитель, пароконвектоматы, термобоксы

Прямо эти слова называйте и просите показать и рассказать в каком количестве имеется. Если стушуются – серьезно плохой знак, а готовы уйти в подробности в обсуждении – очень хороший. Тоже не специфика менеджера по работе с клиентами – дайте ему время проконсультироваться с шеф-поваром.

• Использование профессиональной упаковки, кассет для транспортировки бокалов, полное отсутствие картонной упаковки оборудования

Просите посетить чье-то мероприятие, до прихода гостей и смотрите в подсобку, нравится ли вам насколько там аккуратно и профессионально все выглядит? Рассказ, что все мероприятия закрытые – не убедительный, вас всегда могут провести на площадку на этапе подготовки, как своего сотрудника.

Консалтинг нужен клиенту на масштабных событиях для выбора наиболее релевантного и качественного кейтеринга, а также контроля его работы.

[author_quote author_quote_fio=”Мария Есаева” author_quote_position=”начальник управления «Центр коммуникаций» ГК «Росатом»” author_image_id=”48133″ author_quote_site=”https://www.rosatom.ru/” author_quote_fb=”” author_quote_view_block_style=”wide” ]Когда мы готовим масштабные мероприятия, нам прежде всего важно пригласить в конкурс те кейтеринги, которые имеют опыт решения именно нашей задачи – это первое зачем мы обращаемся в “Кейтеринг Консалтинг”. А дальше, конечно, те вопросы, порой неудобные, которые консультанты задают подрядчикам, чтобы мы точно понимали, у кого какие сильные и слабые стороны – это без преувеличения бесценно)) Ну и, само собой, контроль подготовки мероприятия, когда к моменту заезда на площадку все спланировано, прописано и просто исключает возможности неожиданных накладок и сбоев. Они фактически становятся моими глазами и руками на мероприятии, а я спокойна, что во всех локациях все под контролем.[/author_quote]

Ужасно, но факт, в России катастрофически пренебрегают пищевой безопасностью, особенно на выездных мероприятиях. Вы же не хотите, чтобы гостей мероприятия банально отравили? Ниже самые простые вещи, без которых работать с кейтерингом точно нельзя.

• Внедрена ли система HACCP

По-русски, ХАСП. Попросите коротко рассказать вам как эту систему применяют на практике. Суть проста – контроль температурного режима на всем пути работы с продукцией – от приемки сырья до выдачи на столы готовых блюд.

• Наличие штатного санитарного врача

Есть только у очень крупных операторов.

• Наличие сертификатов на все используемые продукты и материалы

Без вариантов! На всю продукцию и расходные материалы, по закону должны быть гигиенические сертификаты. Попросите предъявить на шпажки для канапе, например.

• Наличие актуальных медицинских книжек у всего производственного и обслуживающего персонала

В 99% случаем их нет у половины персонала – это противозаконно. Рассказ – что мед.книжки в офисе/на производстве в сейфе – ложь. Привлекаемые официанты не сдают их ни в какой сейф, завтра они выйдут к другому кейтерингу на работу, мед.книжки должны быть с собой. Их подлинность обещайте проверить в реестре и всех с поддельными отстранить от работы – посмотрите на реакцию.

• Наличие актуальных санитарных паспортов на транспорт

Это как мед.книжка у официанта, только для автомобиля. Каждый автомобиль должен регулярно проходить санитарную обработку и в сан.паспорте об этом должна быть отметка. Чаще всего, этим пренебрегают.

Системность в ведении бизнеса не заменить ничем. В столь комплексном виде деятельности, как кейтеринг только наличие стандартов и прописанных процедур помогает обеспечивать прогнозируемого качество, уделите этому особое внимание.

• Перечень формируемых документов при подготовке мероприятия

Чем обстоятельнее готовятся к мероприятию и чем больше деталей прописываются «в бумаге», тем более высокого качества услугу вы получаете, а вот просто разговор о профессиональных менеджерах с их бесконечным опытом – это отговорки.

• Наличие детального тайминга заезда и монтажа на площадке

Либо банкетный менеджер будет управлять ситуацией несмотря ни на какие сложности и форс-мажоры, либо нет. Детальный тайминг подготовки мероприятия делают редко и очень зря.

• Наличие детального стандарта инструктажа для обслуживающего персонала

Помните – у всех кейтерингов официанты – фрилансеры, а значит – не носители стандартов. Попросту говоря, очень часто сотрудники низкоквалифицированные и низкомотивированные. Нет подробного письменного стандарта инструктажа = нет качественного сервиса.

• Документальная приемка-передача напитков/материалов заказчика

Любая приемка передача от вас продукции или напитков, например клиентского или спонсорского алкоголя, непременно должна быть по накладной, без нее работают дилетанты.

• Фотофиксация дегустации

Если кейтеринг на дегустации не делает фото всех блюд – плохой знак. Что он будет повторять на мероприятии? Рассказ, что все фото есть в базе, на практике себя не оправдывает.

• Запрет на курение для обслуживающего персонала

Лишь два уточнения. Почему гости вашего мероприятия должны чувствовать запах от курящего официанта? И как вы летаете в Америку по 10-12 часов не куря? Все возможно, вопрос насколько это готов обеспечить кейтеринг. Контролируемые перерывы на курение официантов задачи не решают. Корень, как правило, в том, курит ли банкетный менеджер сам или нет.

• Не привлечение официантов к погрузочным работам

Официанты, как и все люди, занимаясь физическим трудом, потеют. Грузить должны грузчики.

Внешний консалтинг необходим для контроля одновременной работы кейтерингов на разных площадках.

[author_quote author_quote_fio=”Людмила Терехова” author_quote_position=”директор по корпоративной культуре и бренду «Магнит»” author_image_id=”48132″ author_quote_site=”https://magnit.ru/” author_quote_fb=”” author_quote_view_block_style=”wide” ]С “Кейтеринг Консалтинг” я сотрудничаю уже не первый год. Для одного из крупных проектов они в один день обеспечили пять контрольных групп из 32-х менеджеров, чтобы контролировать кейтеринговые компании в 5 разных городах на мероприятиях общей численностью более 10 000 гостей. В работе с ними сначала это, конечно, выбор релевантных подрядчиков и рекомендации по существу услуги, отказ от неэффективных и неудачных решений. Далее, что немаловажно, “Кейтеринг Консалтинг” очень детально фиксирует все обязательства кейтеринга в договоре, такого не прописывает ни один подрядчик по питанию. Ну и контроль реализации, само собой, а в завершении детальный отчет, который тоже будет полезен для понимания всего, что заказчик сам не увидит никогда.[/author_quote]

Не ждите, когда будет слишком поздно, проведите разведку боем, посетив чужое мероприятие, или обсудите эти вопросы до того, как доверитесь подрядчику.

• Наличие униформы у всех категорий персонала – поваров, официантов, грузчиков

В том числе, одинаковые форменные, а не личные, белые рубашки у официантов.

Это очень хороший знак, компания работает не первый месяц и в не в гараже, если дожили до инвестиций в униформу. Особенно, если в специальной униформе работают грузчики и официанты на этапе подготовки зала до переодевания в основную униформу.

• Четко описанные технические требования к подсобному помещению и электромощностям в виде приложения к договору

Опытный кейтеринг знает, что может стать жертвой обстоятельств, потому предвидит все важные вопросы и согласовывает их с заказчиком заранее. Если не согласовывает, значит неопытный.

• При работе на открытом воздухе, обязательное требование тентов со стенками и полом для подсобного помещения и тентов со стенками для банкетных/фуршетных столов

Скажите, что бюджета нет и тентов не будет вообще, но погоду вы проверяли, все будет хорошо. Если согласятся работать, вы имеете дело с дилетантами.

• Обязательное использование раций для масштабных мероприятий и крупных площадок

Не предлагайте как решение, спросите, как будут управлять сотней официантов. Если расскажут про систему старших официантов и использование раций, ставьте плюс подрядчику.

• Наличие упаковки для оставшейся продукции, пригодной к употреблению, для передачи заказчику

В оставшихся салатах вам должны отказать, использование их по истечении нескольких часов небезопасно. А вот ланч-боксы и пакеты для передачи оставшейся продукции у серьезного кейтеринга всегда имеются.

• Готовность передать остатки продукции, пригодной к употреблению и невостребованной заказчиком, благотворительным организациям

90-й уровень профессионализма.

Обычно этим заниматься банально лень.

• Видеорегистратор работы в подсобном помещении кейтеринга

Экзотика, но идея уже опробована на практике. Хорошо стимулирует к соблюдению правил пищевой безопасности и к организованности всей работе за кулисами.

Внимание к качеству собственной работы похвально и… обязательно!

• Наличие внутренней службы контроля качества

Спросите как с этим работают, либо будет что послушать, либо нет.

• Наличие службы безопасности на мероприятии

Атрибут крупных операторов и крупных мероприятий. Конечно, банкет на 20 персон чаще всего не сопровождает сотрудник службы безопасности. Поинтересуйтесь, как на месте будет решен вопрос с любым официантом, если он поведет себя неадекватно. Рассказ, что такого не бывает… ну, вы поняли.

• Собственный контроль фактического выхода готовых блюд перед отгрузкой продукции с собственного производства

Довольно часто вес готовых блюд не соответствует заявленному. Спросите, как кухня будет уверена в том, что фактический выход блюд соответствует прописанному в технологических картах. Правильный ответ один – они должны взвесить все по факту приготовления и убедиться.

• Наличие весов в подсобном помещении на мероприятии

Обычная и простая мера, просите, чтоб были, практически любой кейтеринг предоставит.

• Обязательные суточные пробы по каждому мероприятию, журнал их регистрации и соблюдение правил их взятия и хранения

А вот с этим гораздо хуже. Многие кейтеринги даже не слышали, что порцию каждого из блюд надо хранить 48 часов (раньше было 72) опечатанную в холодильнике с ведением специального журнала. Просто спросите, берут ли суточные пробы, посмотрите на реакцию. Для масштабных мероприятий – требуйте обязательно.

• Наличие системы отчетности перед заказчиком по сервированному алкоголю

Отчетность пробками/бутылками вы, наверняка, практиковали. Кейтеринг, рассказывающий, что воровства на его мероприятиях нет, чаще всего просто плохо осведомлен. А вот если расскажут как его исключают или минимизируют – респект подрядчику! Из простого – нет доступа официантов к личным вещам, официантам вообще не выдаются закупоренные бутылки, официанты не покидают зал в течение мероприятия и перед уходом личные сумки досматриваются… службой безопасности. Послушайте, что расскажут вам.

Сфера питания на крупных мероприятиях требует ответственного подхода и широкой экспертизы — именно поэтому на особо ответственных и масштабных событиях контрольная группа “Кейтеринг Консалтинг” берет на себя всю работу с подрядчиками по питанию, контролируя каждый этап.

[author_quote author_quote_fio=”Елена Черкалова” author_quote_position=”менеджер по направлению Корпоративные мероприятия Х5 Retail Group” author_image_id=”48131″ author_quote_site=”https://www.x5.ru/” author_quote_fb=”” author_quote_view_block_style=”wide” ]Для меня основное преимущество работы с “Кейтеринг Консалтинг” – это возможность получить экспертизу, основанную на большом опыте работы данной компании в сфере кейтеринга, детальном анализе потребностей клиента, понимании рынка и настоящей клиентоориентированности. Проверено на личном опыте проведения с ними мероприятий Х5 Retail Group.[/author_quote]