Виктория Осейко, редактор-фрилансер, написала статью о том, как правильно организовать работу удалённой команды.

Основные проблемы удалённой работы

Удалённая работа экономит бюджет проекта и позволяет собрать команду специалистов из разных городов и стран, но организовать работу такой команды труднее из-за:

• разных часовых поясов;
• сложности контроля эффективности участников команды и затраченного времени;
• непонимания сотрудниками глобальных целей, задач и процессов компании.

Обучение в онлайн-университете: “Профессия руководитель проекта”

Разные часовые пояса. Если у сотрудников не совпадают рабочие часы, можно на единой для всех платформе в профиле каждого участника прописать, в какие часы он доступен. Это помогает остальным эффективнее планировать свои задачи.

Контроль эффективности. Для многих менеджеров по-прежнему актуален принцип тотального контроля в стиле: “Если вижу, как работает, значит, работает”.

Вместо ежедневного контроля, доверяйте своей команде, а эффективность измеряйте по результатам. Постоянные проверки и контроль за каждым шагом только снижает продуктивность.

Вот что говорит об этом Валерия Тимофеева, проектный и операционный менеджер:

“Менеджер – это лидер. Он знает, что надо сделать, понимает причины задержек, умеет решать проблемы, разбивает задачи на этапы и распределяет людей по проектам. Он даэт подчинённым полномочия самостоятельно принимать решения – это необходимое условие для эффективной удалённой работы. Да, они будут ошибаться, но это часть процесса”.

Нужно доверять своим подчинённым. Если приходится постоянно их контролировать, значит вы нянька, а не лидер.

Рассредоточенность, непонимание глобальных целей и процессов. Поначалу сотрудники выполняют обязанности и не вовлекаются в другие процессы. Бороться с этим помогает утренний стендап, на котором все обсуждают, над чем работали вчера, какие планы на сегодня, что может усложнить задачи и какая помощь может понадобиться. Такие собрания помогают команде держать один темп.

Читать ещё: “Как удаленному сотруднику выстроить хорошие отношения с коллегами“

Приложения для удалённой команды

Единый корпоративный мессенджер

Зачем нужно: для мгновенной коммуникации.
Что советуем: на рынке мессенджеров для компаний лидирует Slack. Помимо стандартного набора – приватных сообщений, звонков и видеоконференций, в нем можно создавать тематические каналы по тегам.

Интерфейс Slack

В Slack есть встроенные боты. Например, боты Geekbot за 15$ в месяц или бесплатный Howdy помогают организовать ежедневные созвоны и встречи, оптимизируют время и упрощают управление командой специалистов из разных часовых поясов.

Бот Howdy в платформе Slack

Платформы для управления проектами

Зачем нужно: создавать, мониторить и управлять задачами и проектами.
Что советуем: Basecamp – это сервис для полного управления проектами: деление на команды, отделы, работа над проектами. Верхняя карточка Basecamp HQ доступна всем, в неё можно добавить информацию о компании, правила работы, миссию и другие важные вещи.

Стандартная доска задач в Basecamp

Альтернатива: Трелло – сервис, работающий по принципу канбан-доски: есть список задач, список “в процессе” и “сделано”. Подходит небольшим удалённым командам.

В Трелло тоже можно создавать доски к проектам, чек-листы задач, следить за выполнением и даже строить организационную структуру команды.

Читать ещё: “Что такое Trello и как им пользоваться”

Интерфейс Трелло

Сервисы для учёта рабочего времени, посещаемости

Зачем нужно: если платите удалённым сотрудникам за часы работы, время нужно измерять.
Что советуем: с помощью трекеров времени Time Doctor, Upwork Time Tracker, Toggl, Hubstaff можно контролировать переработки, анализировать, сколько времени сотрудник потратил на определённую задачу.

Активность сотрудников в Hubstaff

Читать ещё: “Почему команда не укладывается в дедлайн и как этого избежать“

Видеоконференции

Зачем нужно: чтобы обсудить что-то всей командой без долгих переписок или сделать визуальную презентацию.
Что советуем: Google Hangouts и Skype – проверенные и бесплатные сервисы для видеочатов и общения с функцией расшаривания экрана.

Интерфейс Google Hangouts

Во время видеоконференции могут возникнуть проблемы со связью, и как следствие – проблемы с пониманием задач. Записывайте основные тезисы, составляйте саммари (обзор главных тезисов) и отправляйте участникам после собрания.

Список полезных книг для менеджера проектов

• Джефф Сазерленд, “Scrum: революционный метод в управлении проектами” – настольная книга проектного менеджера. Основные постулаты скрама в доступной форме с примерами.
• Том Демарко “Deadline. Роман об управлении проектами“.
• Вадим Богданов, “Управление проектами“.
• Александр Прохоров, “Русская модель управления“.
• Максим Батырев, “45 татуировок менеджера“.
• Генри Форд, “Моя жизнь, мои достижения“.
• Кен Бланшар, “Одноминутный менеджер“.

Читать ещё:”20 лучших книг для продакт- и проджект-менеджеров”

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для “Нетологии”? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.