content-pixie-D13JjQ9zV9Q-unsplashГрамотное планирование — это необходимый навык для любого организатора, который влияет как на качество работы, так и на результат. Эксперт event-индустрии и основатель Event University, Андрей Шешенин, поделился обзором удобных планировщиков, которые использует в своей работе, а также рассказал о трех базовых методах планирования, которые позволяют эффективно управлять множеством задач.


У коллег, которых я консультирую, помогая выстроить системную работу в бизнесе, часто возникает вопрос: как удобно управлять задачами и какое приложение для этого лучше подходит?

Но прежде, чем выбрать для себя планировщик, надо разобраться в том, с каким методом планирования вы собираетесь его использовать, так как сегодня существует множество систем. Три самых распространенных это:

  • Список дел на день/неделю
  • Метод GTD (getting things done)
  • Метод SCRUM

Есть программы, помогающие планировать и выполнять дела по каждому из этих методов. Однако, прежде чем рассмотреть их, важно понять, что все эти методы возникли до того, как у нас в карманах появились мощные компьютеры, соединенные с Интернетом. Соответственно разработчики этих методов в начале использовали только бумагу и ручку или самоклеящиеся записки post-it и белую доску (в случае SCRUM). А значит, понимая принципы этих методов, мы можем приспособить для использования практически любую программу, где можно писать. Коротко расскажу про каждый и подходящие для него планировщики.

Постановка задач на день или неделю



Суть метода в том, что вы записываете все дела, которые нужно сделать в течение следующего периода – например, на следующей неделе. Затем выделяете самые важные, которые нужно выполнить в первую очередь, – тут понадобится составить список по приоритетам. Для этого подходит любая программа с планировщиком – даже календарь, в котором можно записывать свои задачи и ставить к ним флажки.

Если выбирать наиболее продвинутый вариант с неограниченным бесплатным периодом, я бы рекомендовал 24me. Этот планировщик изначально сделан для телефона. Поэтому его функционал очень удобно сочетается с возможностями девайса. Программа понимает обычный язык и выбирает тип задачи соответственно ее содержанию: например, если вы пишете «позвонить Петру», она определяет, что тип задачи — звонок, и предлагает сразу выбрать нужного Петра из ваших контактов. Соответственно, вы сможете совершить звонок прямо из планировщика.

Удобно и то, что в одном месте собраны: все, что связано с вашим графиком, календарь, дела, регулярные события и напоминания. Можно настроить связь с системными функциями и записывать задачи через голосового помощника.

Бесплатного функционала вполне хватает, чтобы управлять своим планированием. Единственный недостаток – отсутствует веб-версия, а версия для ПК поддерживается не на всех компьютерах.

Метод GTD (Getting Things Done)

Автор метода, Дэвид Аллен, совершил революцию в планировании и продуктивности, а его книги стали мировыми бестселлерами. Кстати, чтобы улучшить свою продуктивность, рекомендую вам прочитать его книгу «Как привести дела в порядок» – для меня она стала настоящим спасением, когда резкий рост бизнеса грозил разрушить мою жизнь и подорвать здоровье.

Суть метода в том, что вы составляете один список всех дел, которые вам надо сделать, не распределяя их по времени, а разделяя по контекстам, которые необходимы для их выполнения. Например, поговорить с начальником вы можете только в офисе, а обсудить отпуск с супругой – только дома. Для звонка вам нужен телефон, а для поиска информации – Интернет. Таким образом, находясь в офисе вы можете сосредоточиться на офисных делах и скрыть от себя домашние, чтобы они не отвлекали.

Важным элементом метода является «ящик» — место, куда вы записываете все новые дела, как только они возникают. Задача сделать это сразу, а потом разбирать, к какому списку она относится, – обычно это выполняется раз в день.

Этот метод настолько популярен, что существуют сотни программ, специально разработанных только для него. Но моя рекомендация не из их числа.

Я больше люблю универсальность. Поэтому выбрал для себя систему Ora — tasks and collaboration. Это большая экосистема планирования и управления проектами для команд. Тем не менее, она имеет все функции необходимые для планирования по методу GTD. Опять же, бесплатный функционал позволяет полноценно использовать программу как планировщик. Тут есть все необходимые версии: и для телефона, и для ПК, и веб-версия.

SCRUM

Этот способ планирования самый новый. Впервые его начали применять команды разработчиков программного обеспечения. Однако вскоре он завоевал популярность во всех индустриях. Например, именно по этому методу координируются проекты в компаниях Илона Маска. Несмотря на то, что он предусмотрен для командной работы в бизнесе, многие переносят его и в личное планирование.

Суть метода в том, что вы создаете «склад» всех задач, которые собираетесь решить, и добавляете новые по мере возникновения. Также выбираете “спринт” (временной период для работы) – например, неделю. Затем – все, что можете и хотите сделать в этот период, и перемещаете в отдельный список «Сделать».

Таким образом во время работы вас не интересует полный список задач, а только те дела, которые вы отобрали. Когда вы начинаете работу над какой-либо из них, вы переносите ее в следующий список «В работе», а когда выполняете – в список «Сделано».

Утром, открывая свой планировщик, вы прежде всего смотрите в список «В работе» и стараетесь завершить начатое. Если вы не можете закончить дело или там пусто, то идете в список «Сделать». В конце недели разбираете результаты и готовитесь к новому «спринту».

Этот метод планирования также поддерживается программой Ora, и это одна из причин, почему я выбрал именно ее.

Сегодня Ora — мой основной планировщик. Я совмещаю в нем и бизнес, и личные проекты. Мы пользуемся им уже 3 года и нам вполне хватает бесплатной версии. Использовать такую программу очень удобно, так как одни и те же задачи я могу видеть в своем персональном списке и в списке команды.

Из методов планирования для бизнеса мы применяем систему SCRUM, а лично для себя я остаюсь сторонником GTD вот уже больше 15 лет.

©



[yuzo id=820442 ]