В теории все знают, что сроки надо соблюдать и лучше предупредить, когда не успеваешь закончить работу. Но если бы все так поступали, мир был бы чуточку лучше 🙂

Дедлайны срываются по разным причинам — мы собрали шесть историй и выяснили у героев, как им удавалось выкрутиться в критической ситуации.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать

Яна Крупина

Автор Нетологии

Причина 1: плохое планирование

Есть объективные и понятные причины, по которым сроки могут срываться. Часто кто-то из участников проекта переоценивает свои возможности, когда устанавливает дедлайны. Это может быть и сам сотрудник, и его руководство, и заказчики. В некоторых случаях удаётся вписаться даже в нереалистичные сроки, но ценой бессонных ночей, потраченных денег и нервов и разрушенных личных планов. В худших случаях страдает здоровье сотрудников.


Александр

Сценарист компьютерных игр

Несколько лет назад я устроился работать нарративным дизайнером в начинающую геймдев-студию. Многие сотрудники совмещали несколько позиций. Я зачем-то сказал, что могу переводить, и тут же получил награду в виде ответственности за локализацию. Пришлось впрячься.

Я получал сырой внутриигровой текст, выгруженный в таблицу, — без контекста, с ошибками, опечатками и нестыковками — и передавал его переводчикам-аутсорсерам. Получив перевод, я проверял его, вносил правки и отдавал на вычитку носителю языка, который часто нёс отсебятину. Потом импортировал текст в базу данных и смотрел, не рухнула ли структура. И так с каждой порцией.

О проработанных пайплайнах не шло и речи. К тому моменту, как я загружал перевод сюжетного диалога, его структура и содержание могли полностью измениться. Переводчики постоянно жаловались, что им не хватает глоссария, я составлял его на ходу. Регулярно возникали то простои, то авралы. Дело близилось к релизу.

В какой-то момент я понял, что отхожу от компьютера только поесть, поспать и в туалет. В день X надо мной сидели лид сценарного отдела и главный дизайнер, он же директор студии. Вопросы «Ну где? Ну что?» появлялись в личке каждую пару минут. Я тихо матерился и вычитывал пятидесятую таблицу за сутки. Никто же не задумался о том, что если тексты будут отданы в перевод за сутки до релиза, то вовремя мы их не получим. За полчаса до назначенного срока я почувствовал, что голова начинает кружиться, успел написать в мессенджере «готово» — и отрубился, ненадолго потеряв сознание.

Релиз прошёл удачно. Игра набрала положительные отзывы в Steam, у неё даже есть своя фанбаза. А я ушёл. И месяца два лечился, восстанавливал силы и обещал себе, что больше никогда не ввяжусь в подобную авантюру.


Елена

Разработчик C++

Как-то раз я собралась в отпуск к друзьям на Урал. А в это время на работе горели сроки с релизом софта. Кусок документации отдали доделывать мне на удалёнке, в то время как ребята в офисе дописывали код. На отпуск дали добро. Но всё пошло не по плану. Дедлайн проваливали всей командой, коллеги в очередной раз перенесли сдачу этапа. В результате мне пришлось дописывать очень срочный документ в автобусе Екатеринбург — Челябинск. А уже на месте пришлось искать кафе, где одновременно была бы еда, розетка и wi-fi. Это стоило и времени, и нервов, но я и коллег не подвела, и отпуск не отменила.


Чтобы избежать срыва сроков, важно правильно построить работу команды, которая отвечает за проект. Например, роли можно распределить по методу RACI Matrix:

Responsible ― ответственный за выполнение конкретных задач: разработчик, аналитик, дизайнер.

Accountable ― ответственный за весь проект: менеджер или тимлид.

Consulted ― консультант: представитель заказчика или подрядчика.

Informed ― сотрудники, которые над задачей не работают, но должны о ней знать: PR-менеджер, офис-менеджер.

О дедлайне должны знать и помнить все члены команды, задача ответственных — контролировать процесс и регулярно напоминать всем о сроках.


Евгения

Тестировщик

Практически каждый раз, когда мои коллеги не справляются с дедлайном, сценарий одинаковый. Сначала приходит запрос от клиента на доработку продукта, потом команда собирается, чтобы посчитать, за какое время это реально сделать. Я заметила, что в девяти из десяти случаев я обозначаю большой срок, но со мной никто не соглашается. Я предупреждаю, что быстрее не получится, — меня просят не драматизировать и обещают клиенту срок, взятый с потолка.

Разумеется, в этот дедлайн никто не укладывается, после чего сроки переносятся на недели и месяцы — со скандалами, согласованиями, а иногда и с финансовыми потерями. Когда задача оказывается готова, — чаще всего примерно в тот срок, который я обозначала сначала, — я присылаю протокол первой встречи.

Нередко руководство не хочет озвучить инвестору и клиенту реальные сроки, боясь отказа, а в результате между собой ругается команда. Бывало и так, что из-за этого клиенты уходили. Тогда я без зазрения совести меняла работу, понимая, что зарплату мне не повысят.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать Курс

Тайм-менеджмент

Узнать больше

  • Повысите свою эффективность в личной жизни и работе
  • Сосредоточитесь на самом важном
  • Найдёте время на себя и близких, отдых и хобби


Причина 2: человеческий фактор

Случаи, когда дедлайны срываются по вине сотрудника, тоже не редкость. Даже самый ответственный работник не застрахован от форс-мажоров, выгорания и личных проблем, которые могут помешать сдаче проекта. Иногда из-за таких ситуаций даже можно лишиться работы.


Ольга

Переводчик, бывший сотрудник техподдержки

Около 10 лет назад я работала в техподдержке. Всё нравилось: график гибкий, коллектив хороший. Ну а потом случилось так, что от меня ушёл любимый человек, я ужасно переживала и почему-то решила, что мне за страдания дадут возможность просрочить дедлайн на пару дней. Но работодатель был строг, хотя и справедлив. С работы пришлось уйти, но выходное пособие заплатили.

Сложно однозначно сказать, повлиял ли этот эпизод на мою карьеру. Я устроилась на постоянную работу переводчиком и от IТ отошла, а кое-кто из моих коллег до сих пор остался на прежнем месте. Возможно, и я бы работала, если бы не эта история.


Прокрастинация и привычка откладывать важные дела на потом — адаптивный механизм психики. В группе риска оказываются перфекционисты, переживающие за качество работы. Они настолько боятся сделать что-то не так, что никак не могут приступить к задаче. Также оттягивают работу люди с выученной беспомощностью после полосы неудач: кажется, что всё равно ничего не получится. В этом случае стоит разбить большую задачу на более мелкие. Ими легче управлять, они не пугают, их можно завершать постепенно — это один из способов уложиться в дедлайн.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать

Вадим Чернов

Психолог

Когда мои клиенты жалуются на прокрастинацию, я каждый раз уточняю у них, что именно они имеют в виду.

Для одних главной рабочей мотивацией является интерес. В этом случае нужно понять, что изменить, чтобы лучше настроить баланс между рутиной и творчеством.

Для других ключевой причиной прокрастинации становится напряжение. Человек так устраивает свою жизнь, что постоянно оказывается в ситуации горящего дедлайна. В этом случае стоит найти настоящую причину такого поведения. Ведь если этот сценарий человек постоянно или периодически воспроизводит, значит, для чего-то он ему нужен.

Для третьих прокрастинация — индикатор кризиса, в основе которого может быть трагедия, разрыв отношений, внезапные или текущие перемены образа жизни и ещё десятки поводов отложить на потом дела. И в этом случае нужна работа с утратой, а не с ленью.

Нужно проанализировать случившееся и понять, в чём проблема, чтобы знать, как её решить. Если человек может исправить ситуацию, которая возникла, и зарекомендовал себя как ценного специалиста, скорее всего, он не потеряет работу. Главное — постараться такого не повторять.


Сергей

Программист 1С

В 2010 году я работал в компании, которая занималась софтом для авиаперевозок. А ещё я был тогда рейд-лидером гильдии в World of Warcraft. И зимой 2010 года вышел финальный рейд дополнения. Это как Уимблдон, только в WoW.

Два месяца я жил примерно так: встал, пошёл в офис, поработал, пошёл домой, по дороге купил ящик энергетиков, сел за комп, рейдил до трёх часов ночи, под утро заснул. И большую часть времени я всё успевал. Но в день, когда мы должны были проводить тестовый показ продукта для заказчика, я пришёл на работу, лёг лицом в стол и уснул. На все попытки меня разбудить я отвечал нечто вроде: «Raid over, всё завтра, отстаньте от меня, я сплю».

Никто меня не съел, дедлайн перенесли на неделю, тем более, и у коллег было что допилить. Но самое смешное, что я выспался на работе, пошёл домой, купил по дороге ящик энергетиков и снова сел играть! Мы тогда не победили и даже близко не были фаворитами, но выступили достойно.

Устное внушение на работе я получил, но без последствий — я был на хорошем счету. Более того, когда я потом по собственному желанию увольнялся из компании, мне написали отличное рекомендательное письмо. В целом, я себя считаю ответственным человеком, что помогает мне держаться в профессии уже 25 лет. Но всякое бывает.


Исследование, проведённое Университетом SUNY, показало, что управлять временем лучше всего получается у тех, кто ещё в детстве придерживался чёткого расписания. Такие люди лучше концентрируются, умеют расставлять приоритеты и меньше отвлекаются на раздражители.

Исследователи, которые установили закономерность, рекомендуют не оставлять дела напоследок, а каждый раз, когда уложились в срок, давать себе вознаграждение.


Станислав

Системный администратор

Мне тяжело даются жёсткие дедлайны. Если бы я сидел в офисе, то первая задача, с которой я бы не справлялся, была бы приходить к определённому времени с утра. Потому я нашёл работу со свободным графиком и сам ориентирую своих коллег на гибкие сроки: говорю, что заеду на этой неделе или буду с 16 до 18. Отсутствие жёстких рамок не означает, что я мало работаю. Но я стараюсь расставлять приоритеты. Если какая-то задача критична, разобьюсь в лепёшку, но сделаю. Если что-то не горит, то гибкие сроки — это спасение.


Как сообщить о том, что дедлайн переносится

Если понимаете, что к сроку точно не успеваете закончить проект, лучше как можно скорее предупредить заказчика. При этом важно правильно составить письмо ↓

Когда срываются дедлайны и что с этим делать Сразу в теме укажите, что не сможете уложиться в срок. Не стоит отправлять письмо с темой «По поводу проекта».

Когда срываются дедлайны и что с этим делать В теле письма ещё раз напишите о том, что дедлайн придётся перенести.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать Рассказывать о причинах, которые помешали сдаче проекта, или нет — зависит от того, какие они. Если на это повлияли внешние обстоятельства: сервис прекратил работу, клиент не отвечал в течение месяца, при проектировании были допущены ошибки, — это достаточное обоснование. Личные проблемы описывать не стоит, достаточно сказать, что они были. Если причина оказалась неуважительной, лучше пропустить этот пункт.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать Расскажите о том, что уже сделано. Если можно показать часть работы, которую вы выполнили к этому моменту, — обязательно покажите, чтобы подтвердить, что вы продолжаете заниматься проектом. Поясните, на чём сосредоточены прямо сейчас.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать Обозначьте новые сроки. Укажите, когда сможете закончить проект, и объясните, почему не раньше.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать Если есть возможность, предложите несколько новых решений в качестве бонуса. Попробуйте взять на себя немного больше того, о чём договаривались.

Вот как может выглядеть письмо о переносе сроков:

Тема: Проект А не будет закончен в срок

Здравствуйте, ***!

К сожалению, проект не удаётся закончить в нужный срок.

Причина в том, что мы не смогли провести платёж, чтобы продлить работу облачного сервиса. Из-за этого в течение *** дней проект простаивал.

Вопрос уже решился, мы продолжаем работу. Мы завершили основные этапы, сейчас находимся на финальной стадии, осталось только ***.

Из-за простоя срок проекта сдвигается на *** дней. Мы закончим к ***.

Пока мы не могли непосредственно работать, мы подумали, что в проект можно добавить такие-то изменения. Реализация не отнимет много сил и времени, зато принесёт пользу, а именно: ***. С вашей стороны нужно только согласование.

С уважением,

***


Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Когда срываются дедлайны и что с этим делать

Яна Крупина

Автор Нетологии

The post Когда срываются дедлайны и что с этим делать first appeared on Медиа Нетологии.

Источник: блог образовательного портала Нетология. Узнать об обучении >>

©



[yuzo id=820442 ]