Мы пишем email в двух случаях: когда общаемся с кем-то лично или для массовой рассылки. Я расскажу об особенностях текста в обоих ситуациях.

Тема

Тема — первое, что собеседник увидит в почтовом ящике. Наша задача — заинтересовать получателя и точно передать суть сообщения.

Деловая переписка

Точная и краткая тема в этом случае подойдёт лучше, чем необычная или цепляющая. Подумайте, о чём будет ваше сообщение и передайте это в теме:

Если хотите обсудить что-то новое с одним и тем же собеседником — создавайте другую тему и ведите переписку параллельно. Так будет удобнее сориентироваться, какому вопросу посвящена каждая ветка обсуждений.

Массовая рассылка

В массовых рассылках у нас больше возможностей разгуляться в теме: можем добавить эмоджи, заинтриговать подписчиков или привлечь внимание необычным шрифтом.

Будем ли мы шалить в теме, зависит от вида письма, его содержания и сферы бизнеса.

Несколько идей, как можно разнообразить тему письма:

• Добавить эмоджи.
• Поменять шрифт.
• Заинтриговать.

В массовых рассылках важную роль также играет имя отправителя — поле с указанием, от кого пришло письмо. Обычно сюда пишут название компании или имя сотрудника, который отправил рассылку. Если не знаете, что поставить в имя отправителя, читайте наш подробный гайд.

Несколько примеров тем, которые цепляют:

Вкратце о главном

Переходим к телу письма — поговорим о его первом абзаце.

Деловая переписка

Если это первое письмо — представьтесь и расскажите, откуда вы узнали о вашем собеседнике. После этого, вкратце опишите ваше предложение — для всех подробностей пока не время.

Если не знаете, что написать в начале, вот несколько примеров, как начать первое письмо, чтобы вас прочитали и ответили.

Массовая рассылка

Принцип похож на деловую переписку: поздоровайтесь и вкратце расскажите, о чём письмо. Пусть пользователь решит, интересна ему рассылка или нет.

Подробности

Основная часть письма — рассказываем детали.

Деловая переписка

Раскройте мысль, которую озвучили в начале: опишите своё предложение, выразите благодарность или позовите собеседника на мероприятие.

Если ссобщение получается большое, текст можно отформатировать. Так собеседнику будет удобнее оценить ваше предложение: основные разделы раскрываются по пунктам.

И, пожалуйста, постарайтесь не использовать штампы деловой переписки.Польза от них вряд ли будет, но позлить собеседника они точно могут.

Массовая рассылка

Это основная часть письма, которая должна заинтересовать пользователя. Что это может быть:

• Дайджест новостей.
• Анонс товаров.
• Избранные статьи из блога.
• Приглашение на мероприятие.
• Ответы на вопросы.
• Письмо-статья.
• Или ещё 50 других вариантов.

Призыв к действию (СТА)

Деловая переписка

Общий принцип такой: подумайте, что должен сделать собеседник, когда прочитает письмо и максимально упростите ему эту задачу:

• Если ждёте ответа , дайте несколько дополнительных каналов для связи. Возможно, так собеседник ответит быстрее, чем через почту.
• Если хотите встретится — попросите написать удобное время и место.
• Если собеседник должен что-то посмотреть — оставьте ссылку. Проверьте, чтобы у него был доступ к файлу, который вы прикрепили.

Массовая рассылка

В массовых рассылках СТА — это, как правило, кнопка или ссылка для перехода на сайт. Обычно письмо имет какую-то цель: привести трафик в блог, сконвертировать подписчиков в покупку, собрать людей на вебинар. Старайтесь, чтобы каждое письмо имело одну цель — тогда больше шансов привлечь заинтересованных людей.

С призывом к действию лучше не перестараться — 1-3 ссылок вполне достаточно, чтобы люди увидели, куда нужно нажимать. Поставить СТА можно в начале письма (после вступления) и в конце.

Если вы отправляете дайджест, то структура сломается: ссылки будут равномерно распределены по основной части письма.

Подпись

Помогает логически закончить письмо и поделиться контактными данными.

Деловая переписка

Напишите в конце письма о себе: как вас зовут, какую должность вы занимаете, как с вами связаться. В большинстве почтовых приложений можно поставить подпись по-умолчанию — она будет автоматически появляться во всех письмах. В Gmail это делается так:

Как вариант — можно скачать расширение для Google Chrome, которое поможет создать красивую подпись.

Массовая рассылка

Чаще всего подпись в массовых рассылках не сильно отличается от подписи в деловой переписке. Здесь нужны те же данные: фото, имя и должность автора письма, контакты компании. Разве что с дизайном можно поиграться: органично вписать его в вёрстку письма, добавить ярких цветов, пошутить.

Подвал

Подвал — самая нижняя и неприметная часть письма, но от этого не менее важная.

Деловая переписка

В деловой переписке подвал — редкость. Письмо обычно заканчивается на подписи: в сообщениях одному адресату не нужна ссылка на отписку, веб-версия или соцсети.

Массовая рассылка

Если отправляете письма сразу нескольким адресатам, то в письме обязательно должна быть ссылка на отписку. Обычно её располагают в подвале.

Что ещё можно поставить в нижнюю часть письма:

• Ссылку на веб-версию. Если у подписчиков не будут загружаться картинки или они хотят поделиться письмом с друзьями, нужна веб-версия письма. Поставить её можно в самом начале письма или в конце.
• Ссылки на соцсети. Предлагаем подписчикам следить за нами через другие каналы.
• Информация о компании. Полное название, адрес, контакты для связи.
• Раздел «Оцените письмо». Тех, кто ставит высокие оценки, благодарим, а недовольных спрашиваем, как улучшить рассылку. 
• Информация о причине получения письма. Если это первое письмо или до этого вы давно не отправляли сообщения, было бы неплохо напомнить подписчику, как именно он дал вам свой email. Можно написать «Вы получили это письмо, потому что подписались на рассылку на сайте example.com». Главное — не писать расплывчатые и витиеватые фразы, как в этой смешной подборке.

Что в итоге

В результате должно получиться письмо, построенное по принципу перевёрнутой пирамиды. В начале мы сообщаем самое важное, потом детализируем и ведём читателя на какое-то целевое действие. После этого даём менее важную информацию в подписи и подвале.

В дайджесте такая структура работать не будет. Здесь каждый раздел — это небольшой рассказ со своим собственным призывом к действию.